دیجی لند آکادمی بلاگ
DigiLand Academy Blog
گوگل درایو چیست

گوگل درایو چیست؟ راهنمای جامع استفاده از Google Drive

فهرست مطالب

استفاده از یک سرویس ذخیره‌سازی ابری مانند گوگل درایو می‌تواند امکانات زیادی را در اختیار شما قرار دهد. با استفاده از گوگل درایو می‌توانید فایل‌های نسبتاً حجیم خود را به اشتراک بگذارید. همچنین این سرویس به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید از تمامی فایل‌های خود یک نسخه پشتیبان مطمئن تهیه کنید.

اصلی‌ترین رقبای گوگل درایو در دنیای فضاهای ذخیره ابری، DropBox و سرویس iCloud اپل هستند؛ اما آنچه که باعث محبوبیت گوگل درایو در میان کاربران شده است، سازگاری با ابزارها و خدمات مختلف گوگل و امکان دسترسی آسان از طریق آن‌ها است.

اگر همین الان یک حساب گوگل برای خود بسازید، 15 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی رایگان در گوگل درایو به شما اختصاص پیدا می‌کند؛ اما چگونه می‌توان از این فضا استفاده کرد؟ در این راهنمای جامع قصد داریم تمامی اصول کاری و خدماتی گوگل درایو را پوشش دهیم. پس اگر می‌خواهید بدانید چگونه باید با گوگل درایو برای بارگذاری و دسترسی به پرونده‌ها در هر دستگاهی کار کنید و از مزایای آن بهره‌مند شوید تا انتها با این مقاله همراه باشید.

 

گوگل درایو چگونه کار می‌کند؟

گوگل درایو به شما امکان بارگذاری و ذخیره طیف وسیعی از انواع فایل‌ها را مانند اسناد، عکس‌ها، صدا و فیلم‌ها در سرورهای گوگل درایو یا فضای ابری می‌دهد؛ بنابراین می‌تواند به‌عنوان یک راه‌حل پشتیبان یا راهی برای آزادسازی فضای دستگاه شما مورداستفاده قرار گیرد. یکپارچگی با گوگل و حضور در فهرست برنامه‌های Google offline cloud native از اصلی‌ترین دلایل محبوبیت گوگل درایو هستند. برنامه‌هایی شامل گوگل داکس، گوگل شیت و اسلایدها که به دلیل شباهت زیاد به فضای مایکروسافت آفیس و استفاده از ابزارهای بصری بیشتر کاربران را به خود جلب کرده است.

از بهترین ویژگی‌های گوگل درایو می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • امکان ذخیره انواع فایل‌ها: یکی از ویژگی‌های اصلی گوگل درایو امکان ذخیره فایل‌ها است. همان‌طور که گفتیم با ایجاد یک حساب کاربری در گوگل حدود 15 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی رایگان در ابزارهای مختلف مانند جیمیل، گوگل درایو و گوگل فوتو در اختیار شما قرار می‌گیرد. اگر از تمام این حجم برای ذخیره فایل‌های خود استفاده کردید، باید با ارتقا حساب خود به Google One هزینه فضای ذخیره اضافه‌تر را پرداخت کنید.
  • امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها: در کنار این‌ها فایل‌های ذخیره‌شده در گوگل درایو تا زمانی که شما آن‌ها را به اشتراک نگذارید کاملاً محرمانه باقی خواهند ماند؛ اما هر زمان که بخواهید می‌توانید به سایر افراد اجازه مشاهده، ویرایش یا دانلود این فایل‌ها را بدهید.
  • دسترسی به اطلاعات از طریق دستگاه‌های مختلف: یکی از بهترین ویژگی‌های گوگل درایو این است که به شما امکان می‌دهد تا از طریق دستگاه‌های مختلف الکترونیکی مانند تلفن‌های هوشمند، کامپیوترها یا تبلت‌ها به فایل‌های خود دسترسی پیدا کنید. همچنین امکان دسترسی آفلاین نیز فراهم شده است.
  • جستجوی جامع: گوگل درایو در کنار همه این ویژگی‌های منحصربه‌فرد از یک سرویس جستجوی جامع نیز پشتیبانی می‌کند. این ابزار جستجو قادر است تمامی تصاویر یا حتی متن‌ها را در اسناد اسکن شده تشخیص داده و درنتیجه امکان دسترسی آسان به فایل‌ها را برای شما فراهم کند.
  • فضای ذخیره‌سازی امن: تمامی فایل‌های گوگل درایو با استفاده از پروتکل‌های AES256 و AES128 رمزگذاری می‌شوند. این پروتکل‌ها همان پروتکل‌های امنیتی هستند که در سایر سرویس‌های گوگل برای حفاظت از داده‌ها استفاده شده‌اند.

 

چگونه از گوگل درایو استفاده کنیم؟

  • شروع به کار

برای شروع به کار با گوگل درایو نخستین قدم ساختن یک حساب کاربری در گوگل است. ایجاد حساب در گوگل کاملاً رایگان بوده و به شما امکان دسترسی به انواع سرویس‌های گوگل مانند گوگل درایو، جیمیل و تقویم گوگل را می‌دهد. پس از ثبت حساب کاربری جدید یا ورود به حساب کاربری قبلی می‌توانید با رفتن به صفحه drive.google.com به گوگل درایو در مرورگر خود دسترسی پیدا کنید. با این کار درواقع به نسخه وب گوگل درایو دسترسی پیدا کرده‌اید. این شیوه دسترسی به گوگل درایو بسیار آسان بوده و کار با آن نسبتاً ساده‌تر از دیگر نسخه‌ها است.

  • نحوه بارگذاری و ایجاد فایل‌ها

برای دسترسی به فایل‌ها در گوگل درایو باید ابتدا آن‌ها را بارگذاری کنید. برای این کار دو راه پیش روی شما قرار گرفته است. روش اول که بسیار ساده است، همان Drag and Drop است. تنها کافی است فایل را از پنجره کامپیوتر خود بکشید و در پنجره مرورگر رها کنید. روش دوم هم استفاده از دکمه New در سمت چپ و بالای صفحه است. با کلیک بر روی این دکمه شما می‌توانید از میان گزینه‌های File Upload یا folder Upload یک گزینه را انتخاب کنید.

همچنین می‌توانید با کلیک بر روی دکمه New یک فایل، Document، spreadsheet یا presentation جدید بسازید. برای این کار تنها کافی است برنامه موردنظر خود را از منوی کشویی انتخاب کنید. نکته مهم اینجا است که تمامی فایل‌های جدید به‌طور خودکار ذخیره شده و شما می‌توانید از طریق Drive به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

  • مدیریت و سازمان‌دهی فایل‌ها و فولدرها

این گزینه زمانی اهمیت پیدا می‌کند که شما تعداد زیادی فایل در گوگل درایو خود داشته باشید. دقیقاً مانند مرتب کردن فایل‌ها در کامپیوتر، آسان‌ترین راه برای مدیریت فایل‌ها در گوگل درایو ساختن پوشه یا Folder است. برای ایجاد پوشه جدید در نسخه تحت وب گوگل درایو تنها کافی است مسیر “New > Folder” را طی کنید. پس از این کار باید فولدر جدید را نام‌گذاری کرده و فایل‌های موردنظر خود را با استفاده از روش Drag And Drop داخل پوشه ذخیره کنید. این پوشه در بخش “My Drive” در سمت چپ صفحه ذخیره می‌شود.

اگر دیگر نیازی به یک فایل ندارید و می‌خواهید آن را از گوگل درایو خود پاک کنید، یک راه بسیار ساده وجود دارد. برای این کار کافی است روی فایل موردنظر کلیک راست کرده و گزینه delete را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید ابتدا فایلی را که قصد حذف کردن آن را دارید انتخاب کرده و سپس بر روی نماد سطل زباله در گوشه سمت راست و بالای صفحه کلیک کنید.

  • به اشتراک‌گذاری فایل‌ها و فولدرها

گوگل درایو یک ابزار بسیار ساده برای اشتراک‌گذاری انواع فایل‌های ویدیویی و متنی است. برای به اشتراک‌گذاری یک فایل در گوگل درایو تنها کافی است بر روی آن کلیک راست کرده و گزینه Share را انتخاب کنید. سپس در پنجره باز شده باید آدرس ایمیل افراد دریافت کننده را وارد کنید. در این قسمت می‌توانید به افراد اجازه ویرایش فایل را بدهید یا اینکه تنها اجازه مشاهده فایل را برای آن‌ها صادر کنید. هر فایلی که در گوگل درایو ایجاد می‌شود می‌تواند به‌طور هم‌زمان توسط چند نفر ویرایش شود. درنتیجه گوگل درایو یک ابزار بسیار عالی برای انجام پروژه‌ای گروهی از راه دور است.

 

دسترسی به گوگل درایو

روش‌های مختلفی برای دسترسی به گوگل درایو وجود دارد. یکی از آسان‌ترین روش‌ها استفاده از نسخه تحت وب گوگل درایو است. همچنین می‌توانید از طریق تلفن همراه یا کامپیوتر نیز به این فضای ابری دسترسی پیدا کنید.

  • گوگل درایو در تلفن همراه

در حال حاضر اپلیکیشن گوگل درایو برای سیستم‌عامل‌های iOS و اندروید در دسترس است. استفاده از این برنامه به شما امکان می‌دهد تا از هر جایی و با سرعتی زیاد به فایل‌های موردنظر خود دسترسی پیدا کنید. همچنین همه گزینه‌های مشاهده، دانلود، آپلود و حذف در این اپلیکیشن قابل‌دسترسی است. اگر شما می‌خواهید ضمن دسترسی به فایل‌های خود بتوانید از هر نقطه‌ای که هستید آن‌ها را ویرایش و سازمان‌دهی کنید، باید برنامه ویرایشی متناظر با آن فایل را نیز در گوشی همراه خود داشته باشید. به‌عنوان‌مثال می‌توانید از Google Docs برای ویرایش و مشاهده فایل‌های متنی استفاده کنید.

  • گوگل درایو در کامپیوتر

اگر دوست دارید که کارهای خود را با کامپیوتر شخصیتان سروسامان دهید، برنامه Back Up And Sync برنامه‌ای است که تهیه نسخه پشتیبان در گوگل درایو از طریق کامپیوتر را آسان کرده است. این برنامه با سیستم‌عامل‌های مک و ویندوز سازگار بوده و به‌راحتی نصب می‌شود. پس از نصب پوشه جدیدی با عنوان گوگل درایو در سیستم شما ایجاد می‌شود. هر فایل یا فولدری که در این پوشه قرار بگیرد، به‌طور خودکار در گوگل درایو بارگذاری خواهد شد. درنتیجه می‌توانید در هر زمان و مکانی به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

 

نکات و ترفندهای گوگل درایو

گوگل درایو سرشار از ویژگی‌ها و ابزاری گرافیکی است که امکان استفاده از آن را برای شما آسان کرده است. چند نمونه از مهم‌ترین ویژگی‌های بصری گوگل درایو در ادامه آورده شده است:

  • یکپارچه‌سازی گوگل درایو و جیمیل

اگر از سرویس جیمیل برای سازمان‌دهی ایمیل‌های خود استفاده می‌کنید، می‌توانید به‌راحتی این ابزار را با گوگل درایو یکپارچه نمایید. زمانی که قصد دارید فایلی با حجم بیش از 25 مگابایت را از طریق جیمیل با دوستان خود به اشتراک بگذارید، تنها کافی است بر روی نماد گوگل درایو در نوارابزار انتهای صفحه کلیک کرده و به‌این‌ترتیب یک فایل را ضمیمه کنید. همچنین می‌توانید فایل‌هایی را که از طریق جیمیل دریافت کرده‌اید در گوگل درایو خود ذخیره کنید. برای این کار تنها کافی است فایل را دانلود کرده و گوگل درایو را به‌عنوان محل ذخیره‌سازی آن انتخاب کنید.

  • دسترسی آفلاین به فایل‌ها

یکی دیگر از ویژگی‌های منحصربه‌فرد گوگل درایو امکان مشاهده و ویرایش فایل‌ها به‌صورت آفلاین است. علاوه بر اینکه می‌توانید فایل‌های موجود در گوگل درایو را به‌صورت آفلاین در کامپیوتر خود دانلود کنید، حالت آفلاین امکان مشاهده و ویرایش فایل‌های موجود در google docs، Google Sheets و Google Slides را هم می‌دهد. پس از اتصال به اینترنت تمامی تغییرات اعمال‌شده به‌صورت خودکار همگام‌سازی می‌شوند. برای روشن کردن حالت آفلاین باید به قسمت تنظیمات در گوشه سمت راست و بالای صفحه رفته و گزینه offline را فعال کنید.

 

تبدیل فایل‌ها به قالب گوگل درایو

گوگل درایو از فرمت‌های مختلفی پشتیبانی می‌کند؛ اما اگر قصد ویرایش فایل‌ها را در گوگل درایو دارید باید آن‌ها را به قالب گوگل درایو درآورید. با انجام این کار به‌راحتی می‌توانید فایل‌ها را با دیگران به اشتراک گذاشته و از ابزارهای مختلف استفاده کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید یک همکاری آنلاین و همه‌جانبه را با گروه خود تجربه کنید. فرمت‌هایی که می‌توانند به قالب گوگل درایو تبدیل شوند عبارت‌اند از:

  • اسناد متنی: doc، docx، html، txt، rtf
  • صفحات گسترده یا Spreadsheet: xls، xlsx، ods، csv
  • Presentation: ppt، pps، pptx

برای تبدیل فایل‌ها به قالب گوگل درایو کافی است روی فایل کلیک راست کرده و با استفاده از open with فایل خود را با استفاده از برنامه‌های پیشنهادی باز کنید. مثلاً می‌توانید سند Microsoft Word را به Google Docs تبدیل کنید.

 

برنامه‌ها و سرویس‌های گوگل درایو

گوگل درایو یک برنامه بسیار گسترده است که ابزارهای مختلفی را در برمی‌گیرد. در حال حاضر مجموعه Docs، Sheets و Slides به‌عنوان جایگزینی برای مایکروسافت ورد، اکسل و پاورپوینت در نظر گرفته شده‌اند. همچنین گوگل درایو از سایر سرویس‌های گوگل مانند Google Jamboard نیز پشتیبانی می‌کند.

  • افزونه‌ها

مجموعه برنامه‌های اداری که گوگل در اختیار کاربران قرار می‌دهد، به‌تنهایی یک مجموعه کامل و جامع هستند؛ اما با استفاده از برخی افزونه‌های مفید می‌توان کارهای بیشتری با Google Docs، Google Sheets، Google Slides یا Google Forms انجام داد. برای اینکه از فهرست افزونه‌های موجود آگاه شوید، تنها کافی است پس از ایجاد یا باز کردن هر فایل به بخش Ads-on در نوارابزار بالای صفحه بروید. از این طریق می‌توانید به Chrome Webtore برای دیدن موارد موجود دسترسی پیدا کنید.

  • یکپارچگی با برنامه‌های Third-party

گوگل درایو با انواع برنامه‌های Third-party سازگار است. درنتیجه شما می‌توانید از گوگل درایو برای جداسازی یا ادغام فایل‌های PDF، امضای دیجیتالی اسناد و ایجاد نمودار استفاده کنید. همچنین می‌توانید برای گردش یکپارچه‌تر گوگل درایو را به تعدادی از ابزارهای بهره‌وری مانند Slack، Evernote، Asana، AirTable و Trello پیوند دهید.

 

سخن پایانی

در اصل گوگل درایو یک راه‌حل قدرتمند برای ذخیره‌سازی داده‌ها در فضای ابری است؛ اما اگر با قسمت‌های مختلف این سرویس آشنایی داشته باشید می‌توانید آن را به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت کلاس‌های درس یا حرفه‌های تجاری تبدیل کنید.

پیشنهاد میکنیم این مقالات را هم بخوانید

خبرنامه دیجی لند آکادمی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

صفحه ورود
فرم ورود به دیجی لند آکادمی
فرم ثبت نام
فرم ثبت نام در دیجی لند آکادمی
مشاوره رایگان

درخواست تماس